在Google一系列的雲端服務裡面，Google Docs無疑可說是應用最廣的其中一項，只要連上網路，無論在什麼地方，你都能即時線上進行文件檔案的編輯，它除了允許使用者上傳及儲存其他格式的檔案，亦可線上檢視、播放圖片及影片，使協同工作者不僅可以共同編輯檔案外，也能透過同一個平臺取得工作所需之相關檔案資料，然而，即使這些檔案是交由Google雲端伺服器保管，但誰也無法保證就是萬無一失，所以定時下載備份仍是最保險的作法。
有幾種方式可以達成 Google Docs 的同步、備份，本篇一次介紹給你。
- Google Docs 本身便具有批次打包下載的功能，且同時可進行轉檔動作。
- 安裝OffiSync或者Openoffice的外掛功能，可協助你在本機上進行文書編輯作業的同時，也能夠隨時上傳到Google Docs或下載回來。
- 坊間有一些免費應用程式，如GDocBackup具有一次轉換多種檔案格式的功能。
- Syncdocs甚至可在電腦上直接建立同步磁碟，安裝這些程式至電腦上後，可使Google Docs的備份及同步化變得更加方便。
▲ Google Docs有著與Gmail系出同源的簡潔介面，非常容易上手。
Google Docs文件打包下載並轉檔
Step 1
首先登入Google Docs。
Step 2
用滑鼠點擊檔案名稱旁的空白處以選取檔案，並可利用shift鍵或ctrl鍵選取多個檔案。（若直接點擊檔案名稱，除了選取該檔案，也同時會開啟檔案，造成選取上的不便）
Step 3
在最右邊的分欄，找到下載的按鈕，若分欄是隱藏狀態，可按右方的小箭頭開啟。
Step 4
此外，也可將滑鼠移至選取範圍後按右鍵，一樣會跳出下載的選單。
Step 5
當你按下「下載」，會跳出「轉換和下載」的視窗。分頁標籤可以選擇「已選取項目」或「所有項目」來下載，可依需求進行選取。
Step 6
在檔案類型旁有下拉式選單，代表你想將下載下來的檔案轉換成何種格式，當然，也可以略過不下載。
Step 7
點選「下載」之後便會將所有檔案打包成zip壓縮檔，並準備下載。
Tips：同類型的數個檔案，一次只能轉換成一種檔案格式，若其中有要轉成別種格式的檔案，需另外重新操作。
Step 8
解壓縮之後可看到被選取的檔案已被轉換成所設定的檔案格式了。
（接下來是：Microsoft Office 的外掛：OffiSync)
Microsoft Office增益集：OffiSync
Step 1
下載OffiSync增益集，它是Microsoft Office的外掛，安裝過程中會自動偵測電腦中有無Microsoft Office軟體。
Step 2
安裝完成後，開啟Office，會在工具列上出現一個新的OffiSync分頁標籤，此處以Word 2007為例。
Step 3
首次使用需先點選接受使用條款，並輸入Google的帳號及密碼。
Step 4
若使用者無使用Google Sites服務， 可在Settings內的Accounts將Google Sites進行Remove，便不會一直跳出惱人的提醒視窗了。
Step 5
點選Open可以開啟Google Docs上所存放的文件，並使用本機的Office程式進行編輯。
Step 6
點選Save，便可即時儲存到Google Docs上，新文件首次儲存會先選擇存放位置。點擊Advance按鈕，可以用E-mail發送邀請給好友或同事，一同瀏覽文件或加入編輯。
Step 7
檔案儲存至Google Docs後， 也可以開啟Dashboard資訊面板，幫你直接列出Google Docs上的所有文件，及此份文件之所有共享者。
Step 8
另外OffiSync的文件Update的功能，可以針對本機與Google Docs上的文件檔案進行比對，及合併自己與共同編修者所做的修改，或者以Google Docs上的檔案取代本機檔案。
(接下來是：OpenOffice外掛-OpenOffice.org2GoogleDocs)
OpenOffice外掛：OpenOffice.org2GoogleDocs
Step 1
要安裝OpenOffice的外掛，則要先下載OpenOffice.org2GoogleDocs的擴充功能。
Step 2
直接點兩下進行安裝，也可以開啟OpenOffice，從工具／擴充軟體管理程式，點「增加」來安裝剛剛所下載的擴充軟體。
Step 3
開啟要編輯的新文件，便會發現多了一個浮動的工具視窗，我們可以將其置入上方的工具列。此處以文字文件為例。
Step 4
文件編輯到一個段落，按下Export to Google Docs的按鈕，會出現提醒視窗，要你先將檔案儲存在本機硬碟之中。
Step 5
勾選記憶帳號密碼，便不需每次上傳下載均要輸入。除直接上傳外，也可覆蓋掉已存在Google Docs上的文件，但需注意檔案格式，以免覆寫失敗。
Step 6
按下Import from Google Docs的按鈕，跳出下載視窗，此時先按Get List取得Google Docs上最新的檔案列表。
Step 7
選取要下載的文件之後，可在下拉式選單中，選擇想要把文件轉成何種檔案格式， 最後按「Download」進行下載。
Tips：其缺點是，一次只能選取一個檔案來下載或轉檔，預設下載位址可在「Configuration」裡進行變更。
Step 8
如果勾選Autoupdate方塊，再按Open開啟文件，便會下載文件後以本機Openoffice開啟，此時在文件上所做的修改，每次儲存都會自動上傳至Googles Docs更新。
（接下來是：免費的備份、格式轉換軟體-GDocBackup）
GDocBackup：同時轉換多種檔案格式
Step 1
要安裝免費軟體GDocBackup，可先下載最新版安裝程式。
Step 2
安裝完成後，首次執行會進入設定畫面，輸入Google Docs的帳號密碼，以及設定本機備份的資料夾所在。
Step 3
在「Proxy」分頁標籤，如果電腦有設proxy可自行設定。
Step 4
在「Export format」分頁標籤，各文件類型旁有下拉式選單，可以選擇要把Google Docs上的文件下載成何種檔案格式。
Step 5
要特別注意的是，在新版的GDocBackup，多增加了一個「Enable multi-export」的功能核取方塊。
Step 6
勾選之後，發現每種檔案格式變成可以複選，指的是在備份同時，只要有勾選格式的檔案類型，都會另外建立一個備份。
Step 7
點選「Exec」按鈕，便會開始執行下載備份，若中途想取消下載可按「STOP」。
Step 8
可惜的是，下載檔案只能選擇下載全部檔案或修改過的檔案，無法選擇特定檔案。
(接下來是：用Syncdocs建立同步磁碟，作業超方便)
Syncdocs：在電腦上直接建立同步磁碟
Step 1
另一款免費軟體Syncdocs，具有同步的功能，可至官網下載最新版Syncdocs安裝程式。
Step 2
安裝完成後，會進入設定畫面，這時請輸入你的Google帳號密碼，並勾選同意服務條款。
Step 3
接下來會進行Google帳號的測試，測試成功便可按「Next」進行下一步，自訂你要同步Google文件的資料夾後，便完成基本設定。
Step 4
要進行更進一步的設定，可到螢幕右下角的通知區域， 找到Syncdocs圖示， 按右鍵進入 Preferences設定。
Step 5
如果你打算把Google Docs做為預設文件編輯器及pdf檔預設瀏覽器，可在General分頁標籤這一頁，把紅色區域的選項勾選起來。
Step 6
在「Folders」分頁標籤， 可以把Google Docs模擬成本機的一個磁碟機， 並可自定一個磁碟機代號。
Step 7
開啟我的電腦，會發現出現一個新的磁碟機，裡面的檔案就是Google Docs上的檔案，免除尋找備份資料夾的麻煩。
Step 8
更神奇的是，只要把檔案丟進磁碟機，便會自動上傳至Google Docs，直接在Google Docs新增的檔案，也會同時出現在本機磁碟，等於把Google Docs變成了自己的硬碟一樣。
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